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sábado, 9 de enero de 2016

Cómo crear, personalizar y exportar sus listas en #SharePoint Online y verlas en #PowerBI con @Office365

SharePoint Online es un software de colaboración para equipos, contenido en Microsoft Office 365
Tiene varios propósitos, entre los cuales se encuentran funcionar como una Intranet, un sistema de administración de documentos, búsqueda empresarial y administración de contenido y flujos de trabajo.

Una de las grandes ventajas de SharePoint Online es que se puede personalizar,
Por ejemplo si usted necesita un pequeño sistema de entrada de datos, puede crear listas personalizadas en poco tiempo.

Veamos un ejemplo de como crear una lista de Ingresos vs Gastos Mensuales.


Para ello vamos a la página principal de nuestro sitio en SharePoint Online

buscamos la opción Add lists, libraries, and other apps.



Una vez que estamos en la sección de aplicaciones seleccionamos Custom List y procedemos a nombrar la nueva lista, en este caso la llamaré Ingresos vs Gastos - List y una vez que se cree procedemos a seleccionarla, en el menú Recent o en el contenido de la página en la que nos encontramos.


Seleccionamos List, luego List Settings, y procedemos a agregar las columnas que necesitaremos,
en este caso utilizaré 4 columnas: 
Fecha : Date And Time
Ingresos : Currency 
Gastos : Currency
Diferencia: Calculated Currency

Todas requeridas.



Regresamos a la página y procedemos a llenar los datos.



Una vez que los llenamos, podemos seleccionar Export to Excel desde el Ribbon y abrimos el archivo, luego guardamos el documento en nuestro equipo, preferiblemente en una carpeta configurada para ser sincronizada con OneDrivefor Business 

Ahora configuramos nuestro archivo, para que los datos se refresquen a partir de nuestra lista de SharePoint, para ellos vamos a Data, y seleccionamos Connections, hacemos click en Properties y seleccionamos Enable background refresh y Refresh data when opening the file.

Si queremos verificar si los cambios se refrescan, procedemos a editar una entrada en nuestra lista en SharePoint Online, y en Excel hacemos click en Refresh All, los cambios se verán reflejados.


La ventaja de tener nuestro archivo almacenado en OneDrive for Business, es que nos permite consumirlo desde Power BI y crear Dashboards con información consumida de varias fuentes de datos.



¿Cómo utilizan usted SharePoint Online y Power BI?